資料は目次(ストーリー)づくりで決まる!

Pocket

シュツットガルト メルセデスミュージアムにて

先回、報告(発表)するときは、まず報告の目的と報告相手へのお願いを冒頭に伝える!ということについて書きました。

じゃあ報告する資料はどうやって準備したら効率よく完成できる?

という点について今回は研究してみたいと思います。

なかなか資料がまとまらない~でも報告は迫ってる~って焦れば焦るほど苦しいし、

色々な人に事前に確認してもらえばもらうほどいろんな指摘が入ってきて、どうしたらいいんだ?

ってなっちゃってる人、いませんか~?

1.基本は報告の作法と同じ!資料の目的を明確にする!

すなわち、報告の目的と報告相手へのお願い、を明確にすること!

目的を明確にして動き出す!は当たり前ですから、

作成する報告資料の目的をまず第一に明確にしましょう。

あたりまえじゃん、って話ですが、

これ、ちゃんと下書きでもいいので”明文化”して見えるところに書いておいたほうが絶対いいですよ!

なんとなくわかってる状態とか、わかってたけど資料の中身にのめりこんでいったりすると意識から薄れていって、ポイントがずれた資料になりがちなんですよね。

僕なりの分析ですけど、

目的を強く意識せずに資料作成に入っちゃって、

レイアウトなんかを考え出したり、

あれもやったよな、これもやったよな、とか思い出すと、

蛇足なデータや無駄な部分が増えてってポイントがぶれることがある気がします。

あるいは単純に作っていくうちに、

目の前のページやその前後のページとのつながりなんかをなりゆきで作っていくと、自然と目的から逸れていくってこともありそうです。

資料の一本の軸を通すために、この目的の明文化を必ず最初にやりましょう!

資料の下書きしていく紙に手書きでもいいし、パワポのスライドに下書きとして書いておく、でもいいです。そのまま報告資料の冒頭ページにも使えますしね!

(報告の冒頭で報告の目的を明言、かつ、資料にも明確に書いてある、っていうと~っても聞き手にやさしい報告にできますね!)

2.目次を作る!(ここがとても大事!)

まだ中身の作成に入ってはいけません!

次に、その明文化した目的に沿った報告資料の目次を作っていきます

この目次、すなわち、何をどういう順番で理解してもらうか?という工夫がめちゃめちゃ重要なんです!

(これがしっかりできていないと、間違いなく資料の作り直しをやることになりますよ!)

難しい内容だったり、内容が長くなる報告資料ほど、

理解してもらうのは、、、すなわちシンプルに積み重ねてわかりやすくするのは、難しいですよね?

難しいものをシンプルに聞かせるようにするには、

何をどういう順番で理解してもらい、こちらの意図を汲んでもらうか、という組み立てが必要です。

これって、

学校の教科書や何年生で何を勉強するかっていうカリキュラムも同じです。

どの順番で何を学習したら、きちんと理解できるかっていうのを組み立ててます。

それと全く一緒!

ということなので、加えてもうひとつ、

目次案には、その項目名だけでなく、その項目で結局何を言いたいのか?を併記しておきます。

そうすることで

目次の前後のつながりに問題がないかを確認でき、ちゃんとしたストーリー構築ができます。

ここは何度も推敲することを考えて最初は手書きで検討していったほうがいいですね!

3.目次を上司に確認してもらう!

ある程度、目次(=ストーリー)が検討できたら、、、

まだ中身の作成に入ってはダメ!

この段階で一度上司に確認してもらいましょう!

この目次(=ストーリー)が最も重要なのだから、この段階で上司や頼れる先輩に一度確認してもらうべきです!

本番が部長報告なら次長に、次長報告なら課長に、課長報告なら係長に、という感じで、

最終的にその報告に対して責任を取る立場の人に見てもらっておくのがベストです。

さんざん作ってきて、前日に、

「明日の部長報告の資料どうなった?」ってようやく次長が聞いてきて、

見せてみたら、「こうじゃないよ~」ってなったら悲しいですよね?

今晩徹夜か~(泣)ってなっちゃいますよ!

ストーリーさえ上司に早めに確認して作っておけば、おそらく細かい部分の修正で済むはずです!

4.資料のフレームを作っていく!

ここまで来たら、

何をどこで説明する、というところまで明確にできた状態になります。

じゃあ、さっそく中身作っていこう~、、、は、場合によってはもうちょっと待って!

実務者レベルの比較的資料の見た目を気にしない報告であれば、このまま中身の作成に進めてもいいと思います。

しかし、ある程度、オフィシャルな報告(顧客相手、上位職相手など)で、資料の見た目もすっきり美しくしておく必要がある場合は、

まず、各ページのフレームを作っていきましょう!

(手書きでもいいし、慣れてればパワポでもいいです)

どこで何を示すか、どこにどんなデータを貼って、どこでどんなコメントを入れる、という流れはわかっているので、それらのレイアウトイメージを作っていきます。

中身はなくてよくて、ただ四角を作ってそこに、〇〇のデータ貼る、とか書いておけばいいです。

そうやって資料のフレームを一通り作っていきます

これやらずに、単純に順番に必要なものを入れ込んでいくと、、、

はみ出しそうになって、無理やり小さく入れ込んじゃったり、逆にスペースが変に余っちゃったりして、美しくない資料になっていきます。

実際に貼りつけるもので、ページを前後してみたり、大きさを色々変えて見た目を確認してみたりって結構時間かかりますよね?

そんな手間を最小限にするために、この内容はここにこれぐらいの大きさで、というものを作っていく、

これが美しい資料を効率よく仕上げるためにとても重要です!

加えて、一通りそうやってフレーム作っておけば、

5.満を持して中身を”埋めて”行きましょう!

あとは穴埋め作業みたいなものなので、自分の気持ちも楽になるし、

人に頼む場合も非常に頼みやすいですよね!!!

(僕はここまでやって人に頼んじゃうことが多いです。)


いかがでしたか?

資料は本当にたくさん作ってきたので正直、結構自信あるんですよね!

このあたりも勉強会とかで詳しくシェアできたらなぁと記事を書きながら思いました!

みなさん、月1ぐらいでやっていくので、ぜひ僕と「仕事術とチーム力向上」勉強しましょう!

3月度勉強会 詳細はこちら↓

https://www.facebook.com/events/307831066590238/

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です