議事録でモメた？あなた、三流です！
今日は一流の「仕事術」！
冒頭の写真は「一流」のセレブ都市モナコで「一流」のスーパーカー、ランボルギーニを乗り回す直前のご機嫌な僕です。
あなたも会議を主催して議事録を作成したことありますよね？
実務レベルで、仕事を上手に進めていくために、関係者と話し合った会議の議事録っていうのはまさにその会議の「成果物」ですよね！
まさか議事録を作成しない、シェアしない、、、なんてことはないですよね？
そんなあなたは、残念ながらさらに下、四流です、”映す価値なし”です笑
後述しますが、今回はまさに世界に通用する「仕事術」にもつながります。
議事録は、会議時間内に作成＆シェア！が一流
議事録は共同声明文！ 議事録のシェアは共同記者会見！
国家間の首脳会談、会談後２人で（またはみんなで）一緒に記者会見したりしますね。
のちのち水掛け論にならないようにメディアの前で、共同記者会見をするわけです。
仕事で行う会議や打ち合わせにも、この”共同声明文”と”共同記者会見”が必要です。ちゃーんとお互いが約束したことを実行して仕事をみんなで進めるためにね！
いつ作成する？
では共同声明文である議事録をいつ作成するのか？
ズバリ、会議中に作成する、です！
すごーくオフィシャルな会議（重役決裁レベルとか）だったら、会議後に定められた正式帳票で議事録を発行する、ということはあるかもしれませんが、その限りでなければ、、、
絶対会議中に作成すべきです。
参加者の目の前で！
リアルタイムで！
会議で議論をまとめて、きちんと成果に結びつけることが得意な僕は、
司会進行をしながら、
ホワイトボードに、または会議資料をパワーポイントで映しているなら、そこに新しく表を差し込んで、
議論事項や宿題事項（担当、納期も併せて）を、みんなの目の前で議事録としてライブで作っていきます。
議事録を目の前で作成されている、となれば、異議がある場合はすぐにその場で意見する必要が出てきます。
ってことで参加者に緊張感も出てきますしね。
会議が終わってから議長が自分の解釈を通して書いた議事録が展開されてくると異議を唱えたくなる場合もあるでしょうが、
この議事録のライブ作成だと、そういったモメごとはほぼ防げます。
「あんた目の前でこの議事録が作られるの見てただろ？！」って言えますからね！
会議中に発言しないくせに終わったあとでいろいろと言ってくる人にはこの一言を思いっきり浴びせてやりましょう！（そんな人は大嫌いです！二度と会議に来なくていい！と言い放ったこともあります。）
そして、モメごとを防止するために、あと一押しやっておきたいのが、、、
いつシェアするか？
ズバリ、会議の終わりにみんなの目の前でシェアしちゃいましょう！
そうすれば勝手に加筆修正した、ってことにならないですからね！
みんなの目の前で作成した議事録を
会議の終わりに、みんなの目の前で
- みんなのアドレスに送信してしまう
文句の言いっこなしです♪
ホワイトボードならスキャンする、写メする等で電子化してその場で取り込んで、
パワーポイントならそのままデータとして、
みんなの目の前で、みんなをあて先としたメールで送信すればOKです。
みんなの目の前で議事録（声明文）を配布するからこそ、共同記者会見と同じ効力を持つレベルに来るってことです。
（PCのない会議室だとどうしても後追いでのシェアになっちゃいますけど。）
会議後にモメることもなし、会議後にいちいち議事録を作る必要もなし。会議後すぐに、その議事録の宿題だったり、他の仕事に取り掛かれますしね。
こんなことを僕がやるようになった背景は２つ。
１つは、会議後に作ってシェアした議事録内容にクレームが入り会議のやり直しをやることになったことがあって、最悪の二度手間、ロス、と感じたから！
（会議ってちょ～人件費かかってますからね！）
もう１つは、海外で仕事していると、、、
言葉の壁があるので、各個人の発言のみに頼った会議ではなく、内容を文字、時には絵やイメージに起こして、具体化・見える化することで上手に共有しながら、誤解を最小限にしつつ議論していく、という工夫が必要不可欠だったんですよね！
だから世界で通用しようと思ったら、（言語は当たり前として）このテクニックは必要不可欠といってもいいです。
あなたは何流？
てことで、
四流：議事録を書かない、当然シェアできない。
三流：後追いで議事録を作成・シェア。
二流：会議中に議事録をライブで作成。
一流：会議中に議事録をライブで作成し、会議の最後に公式配布、シェア。（僕はこのレベル！）
といっても僕も毎回一流ではないです。大事なのは一流のやり方を理解していて可能な限りそこを目指してやっていくこと。
おのずと一流獲得確率が上がってきますからね！
むずかしそう、、、と思ったあなたへ。２つの思い込みを捨て去って下さい。
あなたが主催者だとして、、、進行と同時にそこまでできない、と思ったあなた。
１．全部自分でやらなきゃ、というのは思い込み・間違いです。
横の人に、得意そうな人に、あるいはちょっと挑戦させたい人に、会議中の議事録作成を頼めばOKです。
最近の僕だったら、入社一年目の新人君にそろそろホワイトボード担当をさせようかな、と考えています。何よりも勉強になりますしね。（これについては後日、「後輩の育成」、をテーマとして記事書いてみようと思います。）
あるいはあなたが参加者なら、後戻りのない良い会議にするために、積極的に議事録のライブ作成に協力しましょう。
２．実務者レベルの会議の議事録なんてキレイじゃなくていいんです。
だれがいつまでに何をやるか、という決定事項がしっかり決まっていれば。
そういう本質的なところで考えて、議事録がきれいじゃなきゃ、という思い込みもこの際外してしまいましょう！正しくみんなで認識してシェアすることのほうがずーっと重要です。
そうしたら、そんなにむずかしくないです、議事録の会議時間内作成＆シェア！
いかがでしたか？
やってみたら、いろいろと細かいスキルは必要にはなってくるはずですが、ぜひ挑戦してみてください。その場で議事にしていくっていうのは、結構アタマも使うので、訓練にもなりますからね！
次回はチーム力強化、後輩の育成、、、どのテーマで書こうか迷ってまーす。
では！
