ブツブツ言いながら美しい資料を♪
報告資料なんか美しくなくてもしゃべりで伝わればいい！
そんなあなた、、、「何が言いたいかわからん！」ってオシカリを受けたことはありませんか？
僕はありますよ（笑）
で、そこからがんばって、数々の場面で自分の意見を通したり、報告相手から的確なアドバイスを獲得してきた今の僕からすれば、やっぱり報告資料は”美しい”が正義。
最近、社内転職で新しい分野に挑戦していて、プログラミングに触れることも多い（ていうか毎日）ですが、プログラミングの書き方においても同じなんだなぁと。他人がそれを見て何かを理解しようとする場面が想定されるものは美しくなければいけない。
「でも、、、自分はセンスがないし、、、」とか、そんな美的センスは必要ありません。
今日のポイントは、
- “美しい報告資料”とは何か？
- どうやって美しい資料に仕上げたらいいのか？
- 美しい資料、その効果は？
について研究していきます！
美しい資料とは？ってところはイメージつく方もいるかもしれませんが、その完成度の上げ方、またその効果（逆にいえば美しくない資料のデメリット）はみなさん認識できてますかね～？！
これから報告資料を準備・または報告をする立場になるという方や、やってはいるけどイマイチ苦手だ～、という方、一読の価値あり！
美しくない資料で時間のムダとイライラが生じる
本質論で言えば、伝わればいい、これは正しい。
で、準備もそこそこに、勢いで伝えるぞ！と、イマイチ整理できていない資料とその場のアツイしゃべりで挑んだら、、、はい、「何が言いたいかわからん！」です。
この場合、どんなにしゃべりがうまくても、たぶん聞き手からしたらきっとアウトです。
美しくない資料、と言っているのは、この”整理できていない資料”のことであり、
ごちゃごちゃとしていて何が伝えたいことなのか正しく整理できていない・まとまっていない状態の資料のことです。伝えたい主旨とは関係のない図やキーワードなんかが入ってたりすると最悪です。
そんな資料だと、たとえ、しゃべりが整理されていても、聞いて理解するほうはツライ！むしろ聞き手にとっては、視覚的に入ってくる”整理されていない資料”のほうが”ノイズ”となってしまい、確実に理解に苦しみます。イライラします、クイズじゃないんで！笑
一回の説明で理解できるのを、問答を繰り返しながらやっと理解に至らしめるようでは、参加者全員の時間がムダとなってしまいます。その損失たるや、、、ですね（笑）
”しゃべりやすい資料”＝”美しい資料”
改めて、、、「伝える」という目的を果たすための手段って、「資料」×「しゃべり」ですよね。
上述した通り、この２つは双方が整理され調和している必要があります。資料で示していることとしゃべっていることが違っていては混乱する。
じゃあ、どっちから取り掛かるか。答えは“資料”からです。
資料だけで言いたいことがほとんど伝わってしまうくらいのものに仕上がっているからこそ、伝わるしゃべりができる。
ということで、“美しい資料”というのは、
細部や色遣いにこだわっている、とかいうことではなく、如何に整理されているか、という点に尽きます。
そして、整理された資料にするためのポイントは、、、過去のブログ（この記事の最後に貼り付けておきますね）でも書いていますが、ここでは次の２点で整理してみます。
ムダなもの一切をそぎ落とせているか？
多いんですよ、きちんと仕上げようと思うあまり、盛りだくさんにしちゃって、結果的にムダなワードや図なんかが増えちゃうってこと。僕もあります、、、というかどちらかというとそうなりがちな僕ですね。
一見、資料は充実した感が出てくるけど、ムダなものはムダ。しゃべりにくくするし、理解もしづらい。
この点は自戒も込めて（笑）
流れるように説明できる組み立てになっているか？
必要な要素だけに絞れたら、順番や配置を考える。
このページにこの説明出てきちゃダメだろ、とか、この説明の横にこの図を置いたら紛らわしい、とか。
順番や配置も間違えると混乱を招きますからね。
で、どうやってこの２点の完成度を上げて美しくしていくかというと、
“エア報告”で美しく
これが一番です。
実際に小さく声を出す、あるいは口だけでも動かして、エア報告やってみるといいです。頭の中だとなんとなくしゃべれるなぁとか思っちゃうんですけど、実際に口を動かすと、
- 「あれ、このワード余計だ、しゃべりにくい！」
- 「この順番・配置だとうまくしゃべれない！！」
という感じで、その資料の”美しくなさ”がモロに浮き出てきますよ！
報告資料は実際にしゃべりながら修正して美しくしていく、これが一番確実です！
なので、、、僕だけではないと思うのですが、自分が報告する資料は自分がつくりたい！ですよね！
美しい資料、その効果は？
そのような観点で整理された美しい資料ができて、しゃべりもすんなり、となれば、、、
聞き手が”正しく・早く”内容を理解できる。故に、、、
会議の目的である、必要な議論やアドバイスをもらう時間をしっかりとれる！
報告会・報告業務の目的を最短で達成できるってことですね。
そもそも聞き手が内容を理解することが報告の目的じゃないですよね。理解してもらったうえで、困りごとについてアドバイスをもらったり、あるいはよりよくしていくための議論をしたり、次の指針を導いてもらったり、そういう仕事を進めるためのフィードバックをもらうことが目的なわけなので、報告内容を理解をしてもらうための時間は可能な限り早いことがみんなにとってうれしいわけです。
それに理解するためだけの報告なら美しく整理された資料の展開だけでOKですよね、わざわざみんな集まらなくても。そういう意味でも整理した資料をつくれるってすごく有効なスキルなんですね！
過去の勉強会で”資料のつくりかた”をリクエストされたこともあるので、苦しんでる方も多いみたいですね。美しい資料を如何に手戻りなくつくるか、という点はこの記事の一番下のリンクから覗いてみてください。
もちろん、勉強会でもリクエストがあれば、その内容について共有させていただきますね！
勉強会のご案内
2019年9月7日（土）10時～12時 ＠新橋駅２分の会場
詳しくはこちらから↓
https://www.facebook.com/events/421799741768209/
